Política de Tratamiento de Datos Personales

1.Introducción

En cumplimiento de la Ley 1581 de 2012, por la cual se dictan disposiciones para la protección de datos personales, y del Decreto 1377 de 2013, por medio del cual se reglamenta la citada ley, ALIANZA FIDUCIARIA S.A en su calidad de Responsable de Tratamiento de Datos Personales, establece la presente Política de Tratamiento de Datos Personales.

 

2. Datos Generales del Responsable de Tratamiento de Datos

Alianza Fiduciaria S.A., identificada con Nit. 860.531.315-3, con domicilio principal en la ciudad de Bogotá, con oficina principal en la Avenida 15 Número 100-43 pisos 3 y 4 de Bogotá. Correo electrónico: atencionpqr@alianza.com.co, teléfono: 6447700, página WEB www.alianza.com.co.

La dependencia de Alianza Fiduciaria S.A. responsable de la atención de consultas y reclamos ante la cual el titular de derechos personales puede ejercer sus derechos a conocer, actualizar, rectificar y suprimir el dato así como para revocar su autorización, es la Dirección de Servicio al Cliente.

 

3.       Tratamiento de Datos y su Finalidad

3.1.    Política de Tratamiento de Datos

Alianza Fiduciaria S.A. establece la presente Política de Tratamiento de Datos Personales para preservar la garantía constitucional de protección a la intimidad personal, previendo instrumentos y controles para dar un tratamiento adecuado y protección de datos personales.

La presente Política establece los términos, condiciones y finalidades bajo las cuales Alianza Fiduciaria S.A., en su calidad de Responsable del Tratamiento de los Datos Personales que formen parte de las Bases de Datos de Alianza Fiduciaria S.A. lleva a cabo dicho Tratamiento. 

Alianza Fiduciaria S.A. ha puesto a disposición del Titular, en la página web www.alianza.com.co, la presente Política así como el Aviso de Privacidad de que trata el Decreto 1377 de 2013 (Anexo 1). En consecuencia, el Titular de Datos Personales entregará su información de manera voluntaria, y  al momento de impartir su autorización de Tratamiento, manifestará que ha leído y se encuentra conforme con las Políticas que en este documento se establecen.

Alianza Fiduciaria se encarga directamente del tratamiento de los Datos Personales; sin embargo podrá delegar en un Encargado del Tratamiento dicho Tratamiento, en cuyo caso, tal Encargado del Tratamiento deberá cumplir con las obligaciones a su cargo establecidas en la Ley 1581 de 2012 y las demás normas que la reglamenten, modifiquen o deroguen, así como con la Política de Tratamiento de Datos que en el presente documento se establece.

3.2.    Finalidad del Tratamiento de Datos

En virtud de la autorización que imparte el Titular del Dato Personal para su correspondiente Tratamiento por parte de Alianza Fiduciaria S.A., se faculta a esta última para recolectar, transferir, almacenar, usar, circular, suprimir, compartir, actualizar y transmitir el respectivo Dato Personal, con la siguiente finalidad:

(i)                  Adelantar los análisis, evaluaciones y gestiones necesarios para el inicio, desarrollo o culminación de cualquier relación contractual que surja o pueda surgir con Alianza Fiduciaria S.A.  así como dar cumplimiento a los sistemas de administración de riesgos de la entidad, la normatividad aplicable vigente y a las órdenes impartidas por autoridades administrativas o judiciales.

(ii)                Para la atención de solicitudes, quejas, reclamos y para realizar análisis de riesgo en cumplimiento de la normatividad aplicable vigente a Alianza Fiduciaria S.A.

(iii)               Efectuar encuestas de satisfacción respecto de los servicios prestados por Alianza Fiduciaria S.A.

(iv)              Suministrar a las asociaciones gremiales a las cuales pertenezca Alianza Fiduciaria S.A. los Datos Personales necesarios para la realización de estudios y en general la administración de sistemas de información del sector al cual corresponde Alianza Fiduciaria S.A.

(v)                Adelantar actividades de promoción de los servicios prestados por Alianza Fiduciaria S.A. en desarrollo de su objeto social,  y en general todas aquellas actividades asociadas con  la relación comercial o vínculo existente entre el Titular y Alianza Fiduciaria S.A., o aquel que llegare a existir.

(vi)              Suministrar información de contacto y documentos pertinentes a la fuerza comercial a través de la cual Alianza Fiduciaria S.A. lleva a cabo la comercialización de sus servicios.

(vii)              Dar a conocer, transferir y/o trasmitir los Datos Personales del Titular dentro y fuera del país, computación en la nube, a Encargados de Datos Personales,   a Alianza Valores S.A., Accionistas, autoridades administrativas y judiciales en cumplimiento de la normatividad vigente aplicable a Alianza Fiduciaria S.A, según corresponda.

(viii)           Conocer los Datos Personales  que reposen en operadores de bancos de datos de información financiera de que trata la Ley 1266 de 2008 o las normas que la modifiquen o sustituyan y proporcionarles mi información a los mismos;

(ix)              Acceder y consultar los Datos Personales del Titular que reposen o estén contenidos en bases de datos o archivos de cualquier Entidad Privada o Pública  ya sea nacional, internacional o extranjera;

(x)                En lo que corresponde a los Titulares que ostenten la calidad de empleados de Alianza Fiduciaria S.A., además para  (i) consultar a cualquier médico, hospital, compañía de seguros, compañía de medicina pre-pagada o entidad promotora de salud (EPS), para que en cualquier momento, pueda acceder a la información respecto de las incapacidades ordenadas por dichas entidades.  (ii) Realizar los trámites que se requieran para surtir el proceso de selección, vinculación y desvinculación de Alianza Fiduciaria S.A. bien sea internamente o a través de terceros contratados por Alianza Fiduciaria S.A. para estos efectos, tales como estudios de seguridad, laboratorios médicos, entre otros, (iii) Evaluar el perfil de los candidatos a empleados de Alianza Fiduciaria S.A. (iv) Suministrar información sobre actividades de bienestar promovidos por Alianza Fiduciaria S.A.  (v) En caso de ser requerido, suministrar a la autoridad competente la información contenida en la base de datos de empleados y ex empleados. (vi) Suministrar la información necesaria para efecto del manejo de la nómina, al outsoursing con el cual se encuentra tercerizado este proceso. (vii) Confirmación de referencias laborales. (viii) Crear base de datos para los fines descritos en la presente Política.  (ix) Acceder a la información personal de la cuenta de correo institucional asignada al Titular por Alianza Fiduciaria S.A., o de aquellos correos electrónicos o sitios web a los cuales el Titular ingrese desde los equipos de Alianza Fiduciaria S.A.

(xi)              Los Datos Personales recolectados a través de los esquemas de acceso y seguridad previstos en las instalaciones  de Alianza Fiduciaria S.A., así como, los Datos Personales  tomados de los documentos suministrados por el Titular al personal de seguridad que se encuentre en las instalaciones donde funcionan las diferentes oficinas de Alianza Fiduciaria S.A.,  y los obtenidos de las videograbaciones que se realizan dentro o fuera de dichas instalaciones,  las cuales se utilizarán para fines de seguridad y vigilancia de las personas, los bienes e instalaciones de Alianza Fiduciaria S.A. y podrán ser utilizados como prueba en cualquier tipo de proceso. 

En el evento que los Datos Personales respecto de los cuales se solicita la autorización de Tratamiento, correspondan a origen racial, étnico, orientación política, convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político  o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, los relativos a salud, vida sexual y datos biométricos, el Titular no está obligado a impartir dicha autorización.

     3.3.    Tratamiento de Datos Personales de niños, niñas y adolescentes

El Tratamiento de Datos Personales de niños, niñas y adolescentes solamente podrá realizarse respecto de aquellos datos de naturaleza pública, conforme a lo previsto en la ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013. 

Para tales efectos, quien conforme a la ley ejerza la representación legal del menor, otorgará la autorización para el Tratamiento, en los términos y para la finalidad de la presente Política, únicamente en lo que corresponde a datos personales de naturaleza pública.

En cumplimiento de lo previsto en literal b) del artículo 12 de la Ley 1581 de 2012, Alianza Fiduciaria S.A. al momento de solicitar la autorización de Tratamiento de Datos, informará de manera clara y expresa al representante legal del menor, mediante el avisto de privacidad previsto por esta entidad, el carácter facultativo de la respuesta a las preguntas que le sean hechas, cuando estas versen sobre datos de dicho menor.

 

4.       Derechos que le asisten al titular de datos personales

Los derechos de los Titulares de Datos Personales son los previstos en la Constitución Política de Colombia, en la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013, especialmente:

1.       Conocer, actualizar, rectificar los datos personales frente Alianza Fiduciaria S.A .o frente a los Encargados del Tratamiento, bajo los términos de la citada Ley.

2.       Solicitar prueba de la autorización otorgada a Alianza Fiduciaria S.A., salvo  cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la ley 1581 de 2012;

3.       Ser informado por Alianza Fiduciaria S.A., previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales;

4.       Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la presente ley y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen;

5.       Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el Tratamiento Alianza Fiduciaria S.A.  o el Encargado del Tratamiento han incurrido en conductas contrarias a esta ley y a la Constitución;

6.        Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.

 

5.       Procedimientos para que titulares puedan ejercer sus derechos

Para el ejercicio de los mencionados derechos ante Alianza Fiduciaria S.A. en lo que corresponda, el Titular del Dato Personal debe tener en cuenta lo siguiente:

1. Para obtener prueba de la autorización otorgada a Alianza Fiduciaria S.A. para el Tratamiento, o para ser informado respecto del uso dado por Alianza Fiduciaria S.A. a los datos personales, o para acceder a los Datos Personales que han sido objeto de Tratamiento, el Titular deberá radicar ante las oficinas de Alianza Fiduciaria S.A., en las direcciones         que se indican en el siguiente enlace http://www.alianza.com.co/oficinas, una comunicación suscrita por el Titular, en la que se indique lo siguiente: (i) nombre completo del Titular y su número de identificación, la descripción de su solicitud, la dirección para notificaciones y el teléfono de contacto.

La solicitud será atendida por parte de Alianza Fiduciaria S.A. en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su solicitud, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

2. Para presentar una solicitud de corrección, actualización o supresión de datos, o para presentar reclamo por presunto incumplimiento de los deberes de Alianza Fiduciaria S.A.  Relacionados con la Protección de Datos conforme a lo previsto en la Ley 1581 de 2012 y su Decreto reglamentario 1377 de 2013, el Titular   podrá presentar el respectivo  reclamo o solicitud a Alianza Fiduciaria S.A., de acuerdo con el siguiente procedimiento:

El Titular deberá radicar ante las oficinas de Alianza Fiduciaria S.A., en las direcciones que se indican en el siguiente enlace http://www.alianza.com.co/oficinas mediante solicitud escrita dirigida a Alianza Fiduciaria S.A suscrita por el Titular, en la cual se indique el nombre y número de identificación del Titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección de notificación y teléfono de contacto, y acompañando los documentos que se quiera hacer valer. Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el Titular presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.

En caso de que Alianza Fiduciaria S.A. no sea competente para resolver un reclamo radicado en sus oficinas, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al Titular.

Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga “reclamo en trámite” y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles contados a partir de dicho recibo. La citada leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.

El término máximo para atender el reclamo por parte de Alianza Fiduciaria S.A será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

6.       Modificaciones a las Políticas de Tratamiento de Datos

Alianza Fiduciaria S.A. podrá, en cualquier momento, realizar modificaciones a sus políticas y procedimientos de tratamiento de datos personales. Sin embargo, tales modificaciones, en la medida que correspondan a cambios sustanciales, antes de su implementación, serán publicadas en la página web www.alianza.com.co

La política de tratamiento de datos personales de Alianza Fiduciaria S.A. en los términos y condiciones de este documento tiene vigencia desde el 27 de julio de 2013.